Отчёт ДДС: как понять, куда пришли и ушли деньги

Открываете банк — деньги есть. Через неделю открываете снова — денег заметно меньше. Продажи при этом никуда не делись.

Куда всё отправилось?

На этот вопрос отвечает отчёт ДДС. Он показывает каждое поступление и платёж, а затем собирает их в понятные денежные потоки.

Отчёт ДДС — что это

ДДС — это движение денежных средств. В международной терминологии встречается Cash Flow Statement.

Отчёт отвечает на три простых вопроса:

• сколько денег было в начале периода;
• откуда деньги пришли и куда ушли;
• сколько осталось в конце.

Остаток на начало + поступления − платежи = остаток на конец.

Формула короткая. Самое интересное начинается, когда мы раскладываем движения по смыслу.

Три денежных потока

Операционный поток

Деньги от основной работы бизнеса: оплаты клиентов, поставщики, зарплаты, аренда, налоги и другие регулярные движения.

Если основной бизнес стабильно приносит деньги, операционный поток обычно показывает это лучше одной цифры выручки.

Инвестиционный поток

Покупка оборудования, вложения в развитие, продажа активов. Такие платежи могут быть крупными, но они не означают, что обычная работа компании стала хуже.

Финансовый поток

Кредиты, займы, взносы собственников, дивиденды и возврат финансирования.

Если всё сложить в одну категорию «приходы и расходы», смысл теряется. Компания может получить кредит и увидеть рост денег, хотя продажи не изменились ни на рубль.

Простой пример ДДС

На начало месяца на счетах было 500 000 рублей.

• клиенты оплатили 1 800 000;
• поставщикам, команде и за аренду ушло 1 500 000;
• на новое оборудование потратили 250 000;
• по кредиту получили 300 000 и вернули 100 000.

Операционный поток: +300 000. Инвестиционный: −250 000. Финансовый: +200 000.

На конец месяца остаётся 750 000 рублей. Теперь видно не только сколько денег, но и почему остаток изменился.

Чем ДДС отличается от P&L

P&L показывает доходы, расходы и прибыль периода. ДДС показывает фактические деньги.

Вы можете получить предоплату за будущую работу. В ДДС деньги уже появились, а в P&L доход может относиться к следующему периоду.

Или наоборот: работа выполнена, прибыль отражена, но клиент заплатит через месяц.

Оба отчёта правы. Просто отвечают на разные вопросы.

Как собрать ДДС по шагам

1. Составьте список всех банковских счетов, касс, карт и эквайринга.
2. Выгрузите операции за один завершённый месяц.
3. Отдельно отметьте переводы между своими счетами.
4. Разделите остальные движения на операционные, инвестиционные и финансовые.
5. Присвойте каждой операции понятную статью.
6. Сверьте начальный и конечный остаток с банками и кассами.
7. После корректного факта добавьте будущие платежи.

Перевод с расчётного счёта на корпоративную карту не является расходом компании. Деньги просто переехали из одного кармана в другой. Расход появится, когда картой оплатят реальную покупку.

Подробный пример: прибыль есть, а свободных денег мало

Условная компания начинает месяц с 400 000 рублей. Клиенты перечислили 2 400 000. Поставщикам ушло 900 000, команде — 700 000, за аренду и сервисы — 200 000, налогов заплатили 180 000.

Операционный поток: 2 400 000 − 900 000 − 700 000 − 200 000 − 180 000 = 420 000 рублей.

Затем компания купила оборудование за 500 000 и получила кредит 300 000, из которого 100 000 сразу вернула по графику. Инвестиционный поток — минус 500 000, финансовый — плюс 200 000.

Чистый поток месяца: 420 000 − 500 000 + 200 000 = 120 000 рублей. Остаток на конец: 400 000 + 120 000 = 520 000.

Основная работа принесла деньги. Небольшой рост остатка объясняется крупной покупкой оборудования и кредитом. Если смотреть только на конечные 520 000, эта история потеряется.

Факт и план — два слоя одного отчёта

Факт отвечает, что уже произошло. План показывает, хватит ли денег впереди. Не смешивайте их в одной сумме: оплаченный счёт и ожидаемая оплата клиента имеют разную надёжность.

Для плана каждому движению полезно добавить дату, сумму, вероятность и ответственного. Обязательные платежи — зарплата, налоги, подписанные счета — идут отдельным приоритетом. Ожидаемые поступления лучше делить на подтверждённые и вероятные.

Как ДДС превращается в платёжный календарь

Допустим, сегодня на счетах 520 000. Через неделю нужно выплатить 450 000 зарплаты и 120 000 налогов. Клиент обещал 300 000, но договорная дата оплаты наступает только через десять дней.

На недельном горизонте прогнозный остаток: 520 000 − 450 000 − 120 000 = −50 000 рублей. Месячный ДДС мог выглядеть положительно, но календарь показал кассовый разрыв по датам.

Теперь есть конкретные действия: уточнить дату оплаты, перенести необязательный платёж, договориться с поставщиком или заранее подготовить резерв. Отчёт нужен не для тревоги, а чтобы решение появилось до даты платежа.

Справочник статей без зоопарка

Статьи должны отвечать на управленческий вопрос. «Прочее 1», «прочее 2» и название каждого поставщика мало помогают. Обычно хватает двух уровней: направление и статья.

Например, направление «операционная деятельность», статьи «поступления от клиентов», «поставщики», «команда», «маркетинг», «налоги». Контрагента и проект оставляем отдельными полями — тогда их можно анализировать, не раздувая справочник.

Для новых операций работает очередь проверки. Если правило уверенно распознало аренду или комиссию банка, статья ставится автоматически. Неизвестный платёж остаётся в отдельном списке с владельцем и сроком разбора. Лучше временно увидеть пять неразнесённых строк, чем незаметно положить их в неправильную категорию и принять решение по красивому, но неверному отчёту.

Проверки перед использованием

• начальный остаток равен конечному остатку прошлого периода;
• формула движения сходится с фактическим остатком;
• внутренние переводы исключены из приходов и расходов;
• операции без статьи видны отдельной строкой;
• валюта и курс обработки согласованы;
• дата обновления показана руководителю.

Ограничения и ошибки

ДДС не показывает прибыльность сделки и не заменяет P&L. Пополнение от собственника улучшит остаток, но не сделает основную деятельность прибыльной. Продажа с отсрочкой может попасть в P&L раньше, чем деньги появятся в ДДС.

Частые ошибки — считать внутренние переводы, забывать наличные и эквайринг, менять статьи каждый месяц и строить прогноз из неподтверждённых поступлений как из факта.

Мой практический подход: сначала один завершённый месяц и побайтовая сверка с банком, потом правила автоматизации, и только затем прогноз. Для каждой спорной операции сохраняем комментарий и решение, чтобы в следующем месяце правило уже работало автоматически. Без такой обратной связи ручной разбор будет повторяться бесконечно (а это не тот сериал, который хочется продлевать).

Следующее действие: соберите ближайшие четыре недели в календарь и найдите первую дату, когда остаток опускается ниже безопасного уровня.

Как мы настраиваем отчёт ДДС

Сначала я прошу собственника назвать решения, которые он хочет принимать. Например: можно ли купить оборудование, хватит ли денег на зарплаты и какой платёж можно перенести без суеты.

Потом собираем все места, где живут деньги: расчётные счета, кассы, эквайринг, корпоративные карты. Для каждого движения задаём статью и направление.

Здесь очень помогает короткий справочник. «Яндекс Директ» относится к маркетингу, платёж поставщику — к себестоимости, перевод между своими счетами — вообще не расход бизнеса.

После этого делаем сверку:

остаток по отчёту = остаток в банках и кассах.

Если равенство сходится, можно переходить к прогнозу и планированию платежей.

Как автоматизировать ДДС

Автоматизация обычно состоит из четырёх частей:

1. загрузка банковских операций;
2. правила разнесения по статьям;
3. ручная проверка новых и спорных платежей;
4. сверка остатков.

Не обязательно сразу подключать все счета и компании. Начните с одного расчётного счёта и самых частых операций. Когда правила стали понятными, масштабировать их гораздо веселее.

Что показать руководителю

На первом экране я оставляю остаток, чистый денежный поток и три направления движения. Ниже — крупные статьи, план-факт и календарь ближайших платежей.

Ещё полезно видеть дату последнего обновления. Свежесть отчёта — тоже показатель.

С чего начать сегодня

Выгрузите банковские операции за прошлый месяц. Уберите переводы между своими счетами. Разделите остальные движения на операционные, инвестиционные и финансовые.

Потом проверьте остаток. Если он сошёлся — отличный старт. Следующий шаг: добавить план будущих поступлений и платежей.

Так отчёт ДДС превращается из истории о прошлом в спокойный навигатор по деньгам.

Источники

• IFRS Foundation — IAS 7 Statement of Cash Flows: назначение отчёта и классификация денежных потоков на операционные, инвестиционные и финансовые.