В начале месяца всё выглядит аккуратно. План продаж — 10 миллионов. В таблице зелёная ячейка. Настроение тоже зелёное (пока).
Проходит две недели, факт отстаёт. И появляется знакомый вопрос: «Мы не выполняем план или просто деньги придут позже?» Вот здесь и нужен план-факт анализ. Он не ругает команду цифрами. Он показывает, где именно план разошёлся с реальностью и на что ещё можно повлиять.
Что такое план-факт анализ простыми словами
План-факт анализ — это сравнение ожидаемого результата с реальным. Берём один показатель, один период и одинаковые правила расчёта. Затем смотрим отклонение.
Самая простая формула такая:
Отклонение в деньгах = факт − план.
Если планировали 10 миллионов рублей выручки, а получили 9 миллионов, отклонение равно −1 миллиону.
Чтобы сравнивать показатели разного размера, удобно добавить процент:
Отклонение, % = (факт − план) ÷ план × 100%.
В нашем примере получится −10%. Математика простая. Интересное начинается дальше: почему возник этот миллион?
Разложите отклонение на понятные причины
Одна итоговая цифра почти ничего не объясняет. Выручка могла отстать из-за количества заказов, среднего чека, сроков оплаты или состава товаров. Иногда продажи состоялись, но оплата переехала на следующий месяц. План уже волнуется, а бизнес просто ждёт деньги по договору.
Для продаж я обычно раскладываю выручку хотя бы на две части:
Выручка = количество продаж × средний чек.
Допустим, планировали 100 продаж со средним чеком 100 000 рублей. Фактически получили 90 продаж со средним чеком 100 000. Тогда причина отклонения видна сразу: дело не в цене, а в количестве сделок.
А если продаж 100, но средний чек упал до 90 000 рублей, разговор будет другим. Нужно смотреть скидки, набор услуг и долю недорогих заказов. Одинаковый минус в отчёте — разные действия для команды.
Как проводить план-факт анализ
- Зафиксируйте правила. Что считаем выручкой: выставленный счёт, подписанный акт или полученную оплату?
- Возьмите одинаковый период. План за октябрь сравниваем с фактом за октябрь, а не с данными по состоянию на 27-е число без поправки.
- Посчитайте отклонение. В деньгах и процентах. Процент помогает сравнить разные направления.
- Разложите крупный разрыв. По продуктам, каналам, менеджерам, регионам или этапам процесса.
- Отделите причину от совпадения. Формулировка «рынок просел» требует данных. Возможно, изменился ассортимент или часть сделок застряла на согласовании.
- Запишите действие. Кто и что проверяет, к какой дате и по какому показателю увидим результат.
Полезно сортировать отклонения по величине. Сначала разбираем то, что сильнее всего влияет на итог. Иначе встреча легко превращается в часовое обсуждение строки, которая дала бизнесу три рубля и много эмоций.
Как выглядит рабочая таблица
Для первого варианта достаточно шести колонок: показатель, план, факт, отклонение в деньгах, отклонение в процентах, комментарий с причиной и действием. Да, получилось семь — комментарий всегда пытается занять отдельное кресло.
Не раскрашивайте весь лист красным и зелёным. Цвет должен быстро показать заметное отклонение, а не оценить сотрудника. Лучше заранее определить пороги: например, до 3% наблюдаем, от 3% до 10% разбираем, выше 10% выносим в отдельное решение. Пороги зависят от бизнеса и колебаний конкретного показателя.
И ещё один нюанс: сравнивайте не только с планом, но и с прошлым периодом. План мог быть слишком смелым или, наоборот, очень осторожным. История помогает это заметить.
Разберём отклонение на цифрах
Возьмём условный сервисный бизнес. План на месяц — 12 миллионов рублей выручки: 120 заказов со средним чеком 100 000 рублей. Факт — 10,2 миллиона: 100 заказов со средним чеком 102 000 рублей.
Если посмотреть только на итог, увидим минус 1,8 миллиона. Но средний чек даже вырос. Значит, скидки и цена сейчас не главная проблема. Основной разрыв появился из-за количества заказов.
Дальше раскладываем заказы: заявок пришло по плану, а доля клиентов, дошедших до договора, снизилась. Ещё глубже — новые менеджеры дольше готовили расчёт, поэтому часть решений переехала на следующий месяц. Теперь у отчёта есть не просто красная цифра, а цепочка:
выручка ниже плана → не хватило заказов → просела конверсия после расчёта → увеличился срок подготовки предложения.
Решение тоже становится конкретным: проверить очередь расчётов, дать новым менеджерам шаблоны и через неделю посмотреть время этапа. Просьба «срочно поднять продажи» для этого не понадобилась (и это уже маленькая победа).
Как не посчитать одну причину дважды
Цена и количество влияют друг на друга. Если одновременно изменились оба показателя, нельзя просто сложить два грубых расчёта: часть эффекта окажется общей. Для рабочего отчёта заранее выберите порядок расчёта или используйте последовательную подстановку. Главное — применять одно правило каждый месяц и отдельно показать совместный эффект.
План-факт в середине месяца
На 15-е число сравнивать полный месячный план с фактом бессмысленно. Полезнее добавить ожидаемую траекторию и прогноз.
Если продажи распределяются неравномерно, простое «половина месяца — половина плана» обманет. Возьмите историю: какая доля результата обычно приходит к этой дате? Затем добавьте сделки, которые уже находятся на поздних этапах, и оцените несколько сценариев — базовый, осторожный и сильный.
Так собственник видит три разных вещи: сколько уже сделано, где должны были быть сегодня и куда, вероятнее всего, придём к концу месяца. Это намного полезнее одного процента выполнения.
Не путайте план, прогноз и желание
План отвечает на вопрос «куда договорились прийти». Прогноз — «куда, скорее всего, придём с учётом сегодняшних данных». А желание — это цифра, которую очень хочется увидеть (но таблица от этого не краснеет меньше).
Если в середине месяца прогноз изменился, первоначальный план не нужно стирать. Оставьте три колонки: исходный план, актуальный прогноз и факт. Тогда видно и качество планирования, и текущую траекторию. Иначе каждый новый прогноз незаметно становится «планом», а в конце месяца всё как будто выполнено.
Как разложить отклонение по факторам
Возьмём тот же условный план: 120 заказов по 100 000 рублей, всего 12 миллионов. Факт — 100 заказов по 102 000 рублей, всего 10,2 миллиона.
Сначала считаем влияние количества при плановой цене: (100 − 120) × 100 000 = −2 миллиона рублей. Затем влияние среднего чека при фактическом количестве: (102 000 − 100 000) × 100 = +200 000 рублей. Вместе получаем −1,8 миллиона — ровно общее отклонение.
Такой порядок не единственный, но он понятный и проверяемый. Если факторов больше — например, цена, количество и продуктовый состав — зафиксируйте последовательность один раз и не меняйте её от месяца к месяцу.
Как проводить разбор без охоты на виноватых
У каждой крупной причины должно быть подтверждение: список сделок, изменение цены, задержка акта, статистика по этапу. Комментарий «менеджеры плохо старались» доказательством не считается.
На встрече я использую простой порядок: факт → отклонение → причина → подтверждение → действие → срок следующей проверки. Одно действие получает одного ответственного. Если ответственных семь, обычно ответственного нет.
Через неделю проверяем не только итоговую выручку, но и ранний показатель. Если проблема была в сроке подготовки предложения, сначала должен сократиться этот срок. Продажи догонят позже. Так команда понимает, сработало ли изменение, не дожидаясь конца квартала.
Как мы используем план-факт в работе
Я начинаю не с формулы, а с вопроса собственнику: какое решение должен дать этот отчёт? Нужно понять, хватит ли денег, выполнить план продаж или проверить маркетинг?
Потом мы договариваемся о правилах цифры. Для выручки — какая дата и какие документы считаются фактом. Для маркетинга — какие расходы вошли. Для продаж — какой статус действительно означает состоявшуюся сделку.
Дальше собираем короткую цепочку: итоговое отклонение → главные причины → ответственные действия. Маркетологу передаём понятный разрыв по лидам и стоимости привлечения. Продажам — этап воронки, где не хватает сделок. Собственнику — прогноз до конца периода и варианты, на которые команда реально может повлиять.
Если план и факт живут в разных таблицах и на встречах каждый раз знакомятся заново, можно собрать один понятный разбор на ваших данных. Кнопка ниже — чтобы обсудить задачу со мной.
С чего начать сегодня
Возьмите один показатель и последние три месяца. Проверьте правила, посчитайте отклонение и найдите две самые крупные причины. Не пытайтесь сразу построить космический центр управления. Один честный разбор полезнее двадцати красивых вкладок.
